Enerji Projelerinde Proje Yönetimi: GES Projeleri Neden Ofiste Gecikir?

Enerji projelerinde proje yönetimi neden ofiste aksar?

Bir güneş enerjisi projesi dışarıdan bakıldığında bir saha işi gibi görünür: panel, konstrüksiyon, kablo, inverter. Oysa kurulum ekibi sahaya çıkmadan önce aylarca sürebilen bir masa işi vardır. Projelendirme, kurum başvuruları, tedarik teklifleri ve yatırımcıyla yapılan yazışmalar bu dönemin büyük kısmını oluşturur.

Saha tarafında gecikme görünürdür; malzeme gelmemişse herkes bilir. Ofis tarafında ise gecikme sessizdir. İade edilen bir başvuru dosyası birinin e-posta kutusunda bekler, tedarikçiden gelen revize teklif bir WhatsApp grubunda kaybolur ve fark edildiğinde takvim çoktan kaymıştır.

Enerji sektöründe iş takibi bu yüzden iki ayrı katmanda düşünülmelidir: santralin kendisini izleyen teknik sistemler ve projeyi ilerleten insanların işlerini takip eden görev sistemi. Bu yazı ikincisiyle ilgilidir.

GES projesi takibinde kaybolan 5 ofis süreci

Aşağıdaki süreçlerin ortak noktası, birden fazla kişiye ve dış tarafa bağlı olmalarıdır. Bu yüzden bir kişinin hafızasında ya da kişisel e-posta kutusunda kalmaya çok yatkındırlar.

1. İzin ve onay süreçleri

Lisanssız bir güneş enerjisi projesinde çağrı mektubu başvurusu, bağlantı anlaşması, proje onayı ve kabul gibi adımlar sırayla ilerler. Her adım farklı belge ister ve eksik evrak dosyanın geri dönmesine yol açabilir. Asıl risk, iade edilen dosyanın kime döndüğünün ve bir sonraki adımın kimde olduğunun belirsiz kalmasıdır.

2. Tedarik ve teklif yazışmaları

Panel, inverter, konstrüksiyon ve kablo için birden fazla tedarikçiden teklif alınır; fiyatlar ve teslim tarihleri revize edilir. Bu yazışmalar dağınık kaldığında, hangi teklifin güncel olduğu ve siparişin onaylanıp onaylanmadığı ancak telefonla sorularak öğrenilir.

3. Taşeron ve saha ekibiyle koordinasyon

Montaj ve elektrik işleri çoğu zaman taşeron ekiplerle yürür. Sahadan gelen soru, fotoğraf ve eksik listesi genellikle mesajlaşma gruplarına düşer. Mesaj okunur ama bir göreve dönüşmezse, o eksik kabul günü yeniden karşınıza çıkar.

4. Yatırımcı ve müşteri iletişimi

Yatırımcı “başvuru ne durumda?” diye sorduğunda cevabı bulmak için üç kişiye danışmak gerekiyorsa, sorun iletişimde değil takiptedir. Onay bekleyen revizyonlar, ödeme aşamaları ve toplantıda verilen sözler kayıt altında değilse müşteri güveni aşınır.

5. Kabul ve devreye alma sonrası evraklar

Kurulum bittiğinde iş bitmez. Test raporları, uygulama projeleri, garanti belgeleri ve bakım sözleşmesi gibi dosyalar toplanmalı ve projeyle birlikte arşivlenmelidir. Bu evraklar farklı klasörlere dağıldığında, bir yıl sonra gereken belgeyi bulmak ayrı bir iş hâline gelir.

Saha ve ofis koordinasyonu: sınır nerede çizilmeli?

Enerji firmalarında en sık karışan konu, hangi işin hangi araçla takip edileceğidir. Santralin üretimini izleyen platform ile ekibin görevlerini takip eden araç aynı şey değildir; birinin yerine diğerini kullanmaya çalışmak iki tarafı da zayıflatır.

GES proje yönetimi için takip panosu nasıl kurulur?

Her GES projesi için ayrı bir pano açıp aşamaları kolon olarak tanımlamak, en sade ve en işe yarar başlangıçtır. Örnek kolonlar şöyle olabilir: Keşif ve teklif, Projelendirme, Başvuru ve onay, Tedarik, Kurulum, Kabul ve devreye alma, Tamamlandı. Kolon adlarını kendi iş akışınıza göre uyarlayabilirsiniz.

1. Her kurum başvurusunu ayrı bir görev olarak açın ve tek bir sorumlu atayın. “Başvurular” gibi genel bir görev, kimsenin görevi değildir.
2. Her göreve bir termin tarihi verin. Kurumun dönüş süresi belirsizse, takip araması için bir kontrol tarihi girin.
3. Dış tarafa bağlı bekleyen görevleri “kurum bekleniyor” veya “tedarikçi bekleniyor” gibi etiketlerle işaretleyin. Böylece iç gecikme ile dış gecikme birbirinden ayrışır.
4. Başvuru dosyalarını, teklifleri ve saha fotoğraflarını ilgili göreve ekleyin; evrak, işin yanında dursun.
5. Sahadan gelen her eksiği bir alt görev olarak açın ve kabulden önce kapanmış olmasını şart koşun.
6. Haftada bir kez yalnızca geciken ve termini yaklaşan görevlere bakan kısa bir kontrol yapın.

EPC firması iş takibi söz konusu olduğunda asıl zorluk tek bir projede değil, aynı anda yürüyen çok sayıda projede ortaya çıkar. Her projenin farklı aşamada olması, ekibin dikkatini en çok sesi çıkan projeye yönlendirir ve sessiz bekleyen dosyalar geride kalır.

Slizer ile enerji projesi takibi nasıl yapılır?

Slizer, Kanban tabanlı bir iş takip platformudur ve bir güneş enerjisi projesinin ofis tarafını tek çalışma alanında toplamak için kullanılabilir. Her proje ayrı bir pano olarak açılır; görevler sorumlu, termin tarihi, öncelik ve etiketle takip edilir, geciken görevler ve yaklaşan teslim tarihleri ayrıca görülür.

Göreve eklenen başvuru dosyaları ve saha fotoğrafları otomatik olarak projenin dosya alanına düşer; kabul sonrası evrak arşivini ayrıca kurmak gerekmez. Ekip sohbetinde gelen bir mesaj göreve bağlanabilir, sahadaki şef WhatsApp üzerinden görev oluşturabilir ve yatırımcıyla yapılan toplantı ilgili projeye bağlanıp Slizer AI ile özetlenebilir.

Sınırı da açıkça söyleyelim: Slizer bir SCADA ya da üretim izleme sistemi değildir. Malzeme stoğu, hakediş, maliyet muhasebesi ve saha personelinin konum takibi gibi işleri yapmaz. Bu işler için kullandığınız teknik sistemler yerinde kalır; Slizer, o sistemlerin etrafında dönen insan işlerini görünür kılar.

Bu Hafta Deneyebileceğiniz Tek Şey

Açık olan tüm projelerdeki kurum başvurularını ve bekleyen teklifleri tek bir listeye yazın. Her satırın yanına iki bilgi ekleyin: bu işi kim takip ediyor ve bir sonraki adım ne zaman atılacak.

Bu iki sütunu dolduramadığınız satırlar, projenizin şu an sessizce beklediği yerlerdir. Takibe oradan başlayın.