Çoklu proje yönetimi neden tek projeden farklıdır?
Tek projede kaynaklar bellidir, öncelik nettir ve gecikmenin etkisi o proje içinde kalır. Birden fazla proje yürüttüğünüzde üç yeni değişken devreye girer.
- Kaynak çakışması: Aynı kişi birden fazla projede görevli olduğunda, hangi projenin onun zamanına öncelikli hak sahibi olduğu belirsizleşir.
- Öncelik çatışması: Her proje sahibi kendi projesini en öncelikli görür; bu çatışma çözülmezse önceliği en yüksek sesle konuşan belirler.
- Görünürlük kaybı: Tek tek projelerin durumunu bilseniz bile, tüm projelerin toplam durumunu görmek ayrı bir çaba gerektirir.
Birden fazla projeyi yönetmek için 6 adım
1. Tüm projeleri tek bir listede toplayın
Aktif projelerinizi, sorumlularını ve hedef teslim tarihlerini tek bir yerde görebilir hale getirin. Aynı anda birden fazla proje takibi yaparken kaç proje yürüttüğünüzü tam olarak bilmiyorsanız, önceliklendirme yapmanız mümkün değildir. Bu liste beklediğinizden uzun çıkarsa, bu zaten ilk bulgunuz demektir.
2. Proje önceliklendirme yapın
Tüm projeler eşit öncelikte olamaz. Gelir etkisi, müşteri kritikliği veya stratejik önem gibi bir kritere göre sıralama yapın ve bu sıralamayı ekiple paylaşın. Öncelik sırası açıkça belirlenmediğinde ekip üyeleri kendi sezgileriyle karar verir; bu da genellikle en son talep edilen işin öne geçmesiyle sonuçlanır.
3. Kişi bazlı iş yükünü görün
Proje bazlı bakmak yeterli değildir; kişi bazlı da bakmanız gerekir. Bir kişi üç farklı projede görevliyse, o kişinin toplam yükünü görmeden hiçbir projenin takvimi gerçekçi olmaz. Çoklu proje ortamında kaynak planlama, tam olarak bu noktada başlar: ekip üyelerinin sorumlu olduğu tüm görevleri tek ekrandan görebilmek belirleyicidir.
4. Her projede bir sonraki kritik adımı işaretleyin
Beş projenin tüm görevlerini aynı anda takip etmek zordur; ancak her projede "bir sonraki hangi iş tamamlanmazsa proje durur" sorusunun cevabını takip etmek yönetilebilirdir. Bu yaklaşım, dikkatinizi projelerin ilerlemesini gerçekten belirleyen az sayıda göreve odaklar.
5. Haftalık kısa bir portföy gözden geçirmesi yapın
Kurumsal literatürde proje portföy yönetimi denilen bu pratiğin küçük ekipler için sadeleştirilmiş hali basittir: haftada bir kez tüm projeleri sırayla gözden geçirin. Her proje için üç soru yeterlidir: geçen haftaya göre ilerledi mi, geciken bir iş var mı, bu hafta neyi bekliyor? Bu toplantının uzun sürmesine gerek yoktur; amacı sorun çözmek değil, sorunları görünür kılmaktır.
6. Yeni proje kabul ederken mevcut yükü hesaba katın
Yeni bir proje veya müşteri işi kabul ederken sorulması gereken soru "bunu yapabilir miyiz" değil, "bunu yaparsak hangi mevcut projeler yavaşlar" olmalıdır. Bu soruyu sormadan kabul edilen her proje, mevcut projelerin takvimini sessizce bozar.
Çoklu proje yönetiminde takip edilmesi gereken göstergeler
| Gösterge | Ne anlatır | Nasıl bakılır |
|---|---|---|
| Aktif proje sayısı | Ekibin toplam yayılımı | Yürüyen tüm projelerin listesi |
| Kişi başına aktif görev | İş yükü dengesi | Ekip üyesi bazında görev sayısı |
| Geciken görev sayısı | Takvim gerçekçiliği | Termin tarihi geçmiş görevler |
| Aşamada biriken iş | Darboğaz noktası | Belirli bir durumda yığılan görevler |
| Bir sonraki kritik adım | Projenin ilerlemesi | Her projede öncelikli tek görev |
Hangi şirketler bu sorunu en çok yaşıyor?
Çoklu proje yönetimi zorluğu en belirgin şekilde proje bazlı çalışan şirketlerde ortaya çıkıyor: aynı anda birden fazla müşteriyle çalışan danışmanlık firmaları, mühendislik ve mimarlık ofisleri, dijital ajanslar ve birden fazla ürün hattını paralel yürüten teknoloji şirketleri. Bu şirketlerde ortak nokta, sınırlı sayıdaki uzmanın birden fazla proje arasında paylaşılmasıdır.
İlgili rehberAjanslarda müşteri işlerini kaybetmeden yönetmek için önerilen iş akışı yapısını inceleyebilirsiniz.Proje takip programıyla çoklu proje yönetimi
Slizer’da her projeyi ayrı bir alan olarak oluşturabilir, tüm projelerin hangi aşamada olduğunu tek çalışma alanından görebilirsiniz. Ekip üyelerinin sorumlu olduğu görevleri takip edebildiğiniz için, bir kişinin farklı projelerdeki toplam yükünü değerlendirmek kolaylaşır. Geciken görevler ve yaklaşan teslim tarihleri görünür olduğundan, hangi projenin takviminin risk altında olduğunu haftalık gözden geçirmeye kalmadan fark edebilirsiniz.
Proje yönetim yazılımıSlizer’ın proje yönetimi özelliklerini detaylı inceleyebilirsiniz.Bu Hafta Ne Yapmalı?
Çoklu proje yönetimini düzeltmek için kapsamlı bir sistem kurmanıza gerek yok. Bu hafta iki şey yapın: aktif tüm projelerinizi tek bir listede yazın ve bu projeleri gerçek bir kritere göre sıralayın. Listeyi ekiple paylaştığınızda, çoğu ekipte ilk tepki "bu kadar projemiz olduğunu bilmiyordum" olur. Görünürlüğün başladığı nokta tam olarak orasıdır.