Ajanslarda iş takibi neden diğer sektörlerden farklı?
Çoğu şirket kendi iç projelerini yönetir; ajanslar ise aynı anda birden fazla müşterinin işini yürütür. Bu yapı üç temel farklılık yaratır.
- Paralel proje sayısı yüksektir: 10 müşteri, 10 ayrı iş akışı ve 10 ayrı teslim takvimi anlamına gelir.
- İşler ekip içinde el değiştirir: brief metin yazarına, metin tasarımcıya, tasarım müşteri temsilcisine, oradan müşteriye gider.
- Revize döngüsü belirsizdir: bir iş "tamamlandı" göründükten sonra müşteri geri bildirimiyle yeniden açılabilir.
Bu üç faktör bir araya geldiğinde, bir işin gerçekte hangi aşamada olduğunu takip etmek ajanslarda diğer sektörlere göre belirgin şekilde zorlaşır.
Ajanslarda işlerin kaybolduğu 5 nokta
Müşteri onayında bekleyen işler
Bir iş müşteri onayına gönderildikten sonra ekip için "bitmiş" gibi görünür. Oysa onay gelmediği sürece iş açıktır ve bir sonraki adım başlayamaz. Onay bekleyen işlerin ayrı bir aşamada görünmemesi, ajanslarda en sık yaşanan görünürlük kaybıdır.
Revize talepleri
Revize talebi genellikle e-posta veya WhatsApp üzerinden gelir ve mevcut görevle ilişkilendirilmez. Sonuç olarak revizeler kayıt altına alınmaz; kaç revize yapıldığı, hangisinin hangi geri bildirime cevap olduğu takip edilemez.
İşin el değiştirdiği anlar
Metin yazarından tasarımcıya geçen bir iş, devir anında net bir sorumlu değişikliğiyle kayıt altına alınmazsa arada kalır. Her iki taraf da diğerinin ilgilendiğini varsayabilir.
Sözlü ve mesajla gelen talepler
Müşteri temsilcisine telefonda iletilen küçük bir talep, göreve dönüştürülmediği sürece yalnızca o kişinin hafızasında yaşar. Bu talepler genellikle en son anda hatırlanır.
Dosyaların dağınıklığı
Bir görsel WhatsApp'tan, bir doküman e-postadan, bir başkası bulut klasöründen gelir. Aylar sonra müşteri "geçen seneki kampanyanın görselini gönderir misiniz" dediğinde bu dosyaları bulmak ciddi zaman kaybına dönüşür.
Ajanslar için iş takip programında aranması gerekenler
| İhtiyaç | Neden gerekli |
|---|---|
| Müşteri bazlı proje yapısı | Her müşterinin işleri ayrı ama tek çalışma alanından görülebilir olmalı |
| Özelleştirilebilir iş akışı aşamaları | Tasarım, revize ve müşteri onayı gibi ajansa özgü aşamalar tanımlanabilmeli |
| Görev üzerinde yorum | Revize geri bildirimleri işin kendisiyle aynı yerde kayıtlı kalmalı |
| Alt görev | Bir kampanya, tasarım-metin-yayın gibi adımlara bölünebilmeli |
| Proje bazlı dosya yönetimi | Teslim edilen görsel ve dokümanlar sonradan bulunabilmeli |
| Termin tarihi ve öncelik | Aynı gün teslim edilecek işler ayırt edilebilmeli |
| Bildirim | İş el değiştirdiğinde yeni sorumlu anında haberdar olmalı |
| Mobil erişim | Çekimde veya müşteri ziyaretindeyken işlere erişilebilmeli |
Ajanslar için önerilen iş akışı yapısı
Aşağıdaki aşama yapısı, çoğu dijital ve sosyal medya ajansının işleyişine uyar. Kendi sürecinize göre sadeleştirebilir veya genişletebilirsiniz.
- Brief alındı: Müşteriden gelen talep göreve dönüştürüldü, kapsam netleşti.
- Üretimde: İçerik, tasarım veya kampanya hazırlığı devam ediyor.
- İç kontrolde: Ekip içi kontrol ve düzeltmeler yapılıyor.
- Müşteri onayında: İş müşteriye gönderildi, geri bildirim bekleniyor.
- Revizede: Müşteri geri bildirimi doğrultusunda düzeltme yapılıyor.
- Yayına hazır: Onay alındı, yayın veya teslim tarihi bekleniyor.
- Tamamlandı: İş teslim edildi veya yayına alındı.
Bu yapının en önemli katkısı, "müşteri onayında" ve "revizede" aşamalarını görünür kılmasıdır. Bu iki aşamada biriken iş sayısı, ajansın gerçek darboğazını gösterir.
Slizer ajans iş akışına nasıl uyum sağlar?
Slizer’da her müşteri için ayrı bir proje oluşturabilir, görevleri bu projeler altında takip edebilirsiniz. Her göreve sorumlu, termin tarihi, öncelik seviyesi ve etiket ekleyebilir; müşteri geri bildirimlerini görev kartı üzerinden yorum olarak kayıt altına alabilirsiniz. Kampanya gibi çok adımlı işleri alt görevlere bölerek ilerlemeyi ölçülebilir hale getirebilirsiniz.
Dosya tarafında, göreve eklenen görseller otomatik olarak projenin dosya alanına düşer; dilerseniz projede yeni klasörler açarak teslim edilen çalışmaları düzenli bir arşivde tutabilirsiniz. İş el değiştirdiğinde yeni sorumlu bildirim alır ve bildirime tıklandığında doğrudan ilgili göreve ulaşır.
İlgili rehberProje takip programıyla süreçleri nasıl görünür yöneteceğinizi bu yazıda inceleyebilirsiniz.Proje yönetim yazılımıSlizer’ın proje yönetimi özelliklerini detaylı inceleyebilirsiniz.İlk Hafta İçin Öneri
Tüm ajansı bir anda yeni bir sisteme taşımak yerine tek bir müşteriyle başlayın. O müşterinin tüm aktif işlerini bir projeye taşıyın, yukarıdaki aşama yapısını kurun ve bir hafta boyunca yalnızca o projede çalışın. Bir haftanın sonunda "müşteri onayında" aşamasında kaç iş biriktiğini görmek, çoğu ajans için sürecin en öğretici çıktısı oluyor.