İki farklı operasyon var
Bir lojistik firmasında birbirinden çok farklı iki iş akışı yürür ve bunlar farklı yazılımlarla yönetilir. TMS nedir farkı sorusunun cevabı da burada başlar; bu ayrım yapılmadan alınan yazılım genellikle boşa gider.
| Kriter | Sefer ve filo operasyonu | Ofis ve koordinasyon işleri |
|---|---|---|
| Örnekler | Sefer planı, araç atama, güzergah, irsaliye, filo takibi | Teklif hazırlama, eksik evrak, gümrük yazışması, şikâyet dosyası, ihale hazırlığı |
| Kimin işi | Operasyon, trafik, filo | Satış, müşteri hizmetleri, muhasebe, yönetim |
| Ölçüm birimi | Sefer, araç, ton, kilometre | Görev, teslim tarihi, sorumlu |
| Doğru yazılım | TMS, lojistik ERP, filo yönetimi | İş takip programı |
| Slizer’ın kapsamı | Kapsam dışı | Bu alanda çalışır |
Lojistik ofis süreçleri neden takipsiz kalıyor?
Lojistikte yatırım haklı olarak operasyona yapılır: araca, TMS’e, filo sistemine. Ofis tarafı ise "telefonla hallederiz" mantığıyla yürür. Oysa müşteri kaybının ve gecikmenin önemli kısmı seferde değil, seferin etrafındaki koordinasyonda oluşur.
- Müşteriden gelen teklif talebi satış temsilcisinin telefonunda kalır, iki gün sonra hatırlanır.
- Gümrük için eksik olan belge hangi taraftan bekleniyor belli değildir, herkes diğerini bekler.
- Hasar dosyası açılır ama sigorta yazışmasını kimin takip ettiği belirsizdir.
- Müşteri şikâyeti operasyona iletilir, cevap dönülüp dönülmediği kayıt altına alınmaz.
- Yeni müşteri sözleşmesi için gereken evraklar farklı departmanlarda dağınık durur.
- İhale dosyası son gün toplanmaya başlanır, bir belge eksik çıkar.
Bu altı maddenin hiçbiri TMS ile çözülmez, çünkü hiçbiri bir sefer değildir. Hepsi birer görevdir: sorumlusu, teslim tarihi ve durumu olan işler.
En çok kaybedilen üç süreç
Evrak takibi
Lojistik evrak takibi, sektörün en çok zaman kaybettiği alan. Bir yükleme için gereken belgeler farklı kaynaklardan gelir: müşteriden fatura, gümrükten beyanname, taşıyıcıdan CMR. Hangi belgenin eksik olduğu ve kimden beklendiği yazılı değilse, eksik ancak son anda fark edilir.
Çözüm karmaşık değil: her yükleme için bir kontrol listesi ve her belge için bir sorumlu. Belge geldiğinde işaretlenir, gelmeyen görünür kalır.
Müşteri şikâyeti ve hasar dosyaları
Şikâyet genellikle e-posta veya telefonla gelir, operasyona sözlü iletilir ve orada kaybolur. Müşteri ikinci kez aradığında süreç baştan başlar. Oysa şikâyet bir görev olarak açıldığında kimin baktığı, hangi aşamada olduğu ve ne zaman kapandığı kayıt altına alınır.
Bunun ikinci bir faydası var: yıl sonunda hangi müşteride kaç şikâyet açıldığını ve ortalama kaç günde kapandığını görebilirsiniz. Bu veri hem müşteri görüşmelerinde hem iç süreç iyileştirmesinde işe yarar.
Teklif ve ihale hazırlığı
Bir teklif hazırlamak için operasyondan maliyet, muhasebeden vade bilgisi, yönetimden onay gerekir. Bu zincirde bir halka beklerse teklif gecikir ve genellikle kimse nerede beklediğini bilmez. Teklifi alt görevlere bölmek, hangi adımda tıkandığını görünür kılar.
İlgili rehberGeciken işleri son anda değil erkenden fark etmenin yöntemlerini bu yazıda bulabilirsiniz.Nakliye firması iş süreçleri için önerilen yapı
Aşağıdaki yapı çoğu lojistik firmasının ofis tarafına uyar. Kendi işleyişinize göre sadeleştirebilirsiniz.
- Müşteri bazlı proje: her büyük müşteri için ayrı bir alan; teklifler, şikâyetler ve özel talepler orada toplanır.
- Evrak takibi panosu: bekleyen belgeler, gelen belgeler ve tamamlananlar için ayrı kolonlar.
- Şikâyet ve hasar panosu: açık, inceleniyor, sigortada, kapandı aşamaları.
- İç projeler panosu: yeni depo açılışı, sertifikasyon, sistem geçişi gibi tek seferlik işler.
- Her göreve tek sorumlu ve termin tarihi; bunlar olmadan hiçbir pano işe yaramaz.
Beşinci madde en kritik olanı. Kolon yapısı ne kadar iyi kurulursa kurulsun, sorumlusu ve tarihi olmayan bir görev takip edilmez. Lojistik firmaları için iş takibi kurarken bu tek kural, pano tasarımından daha belirleyicidir ve ekip içi iş takibinin temelini oluşturur.
Sahadan ve yoldan gelen talepler
Lojistikte herkes bilgisayar başında değildir. Depodan, limandan veya yoldan gelen bir talebin sisteme girmesi kolay olmalı; aksi halde yine telefonda kalır ve unutulur. WhatsApp üzerinden mesaj göndererek görev oluşturabilmek bu noktada pratik bir çözüm sunar, çünkü ekip zaten o uygulamayı kullanıyor.
WhatsApp ile görev yönetimiMesaj göndererek görev oluşturma özelliğini inceleyebilirsiniz.TMS ile birlikte nasıl çalışır?
İkisi rakip değildir, farklı katmanlarda çalışır. TMS seferin kendisini yönetir; iş takip programı seferin etrafındaki insan işlerini yönetir. Çoğu lojistik firması ikisini birlikte kullanır ve aralarında bir çakışma olmaz, çünkü ölçtükleri şey farklıdır.
Karar verirken tek bir soru yeterli: takip etmek istediğim şey bir seferde mi ilerliyor, yoksa bir kişide mi? Seferde ilerliyorsa TMS, kişide ilerliyorsa iş takip programı.
Slizer’da her müşteri veya süreç için ayrı proje açabilir, görevleri Kanban kolonlarında takip edebilirsiniz. Her göreve sorumlu, termin tarihi, öncelik ve etiket eklenir; çok adımlı işler alt görevlere bölünür. Göreve eklenen belgeler otomatik olarak projenin dosya alanına düşer, böylece CMR, fatura ve beyanname aynı yerde kalır. Ekip sohbeti ve toplantı yönetimi de aynı çalışma alanında olduğu için bir iş hakkındaki konuşma işin kendisinden ayrı düşmez.
İlgili rehberÜretim şirketlerinde benzer ofis tarafı boşluğunu bu yazıda inceleyebilirsiniz.İş takip programıSlizer’ın iş takip özelliklerini detaylı inceleyebilirsiniz.Bu Hafta Yapabileceğiniz Tek Şey
Bu hafta sadece bir listeye bakın: son bir ayda gelen müşteri şikâyetleri. Kaç tanesi yazılı olarak kayıt altında, kaç tanesi kimin baktığı belli, kaç tanesinin kapandığı doğrulanmış? Bu üç sayı, lojistik firmalarında ofis tarafındaki takip boşluğunu en hızlı gösteren ölçüdür ve genellikle beklenenden kötü çıkar.