Ajanslar Slizer ile Nasıl Çalışır? Ajans İş Akışı Rehberi

Ajans iş akışı Slizer üzerinde nasıl kurulur?

Kurulumun temeli basittir: her müşteri veya hizmet hattı için ayrı bir pano açılır, tüm panolar aynı organizasyon altında toplanır. Böylece hesap yöneticisi tek bir müşteriye odaklanabilirken, ajans yönetimi tüm panolara aynı yerden bakabilir.

Panodaki kolonlar ajansın kendi aşamalarını yansıtır. Yaygın bir kurulum şöyledir: Brief alındı, Üretimde, İç kontrol, Müşteri onayında, Revizyonda, Yayında. Kullanılmayan kolonlar gizlenebilir, ihtiyaç olduğunda geri getirilebilir.

Ajanslar için görev takibi kurarken en sık yapılan hata, bir müşterinin tüm işini tek bir büyük göreve sıkıştırmaktır. Bir sosyal medya işi tasarım, metin ve yayın adımlarından oluşuyorsa bunlar ayrı alt görevler olmalıdır; aksi hâlde işin ne kadarının bittiği kimsenin emin olamadığı bir tahmine dönüşür.

1. Her müşteri için ayrı pano açın ve kolonları ajansın gerçek aşamalarına göre adlandırın.
2. Gelen her işi bir görev olarak açın; tek bir sorumlu, bir termin tarihi ve bir öncelik verin.
3. Büyük işleri alt görevlere bölün ve her alt göreve ayrı sorumlu atayın.
4. Rapor, içerik takvimi, fatura hazırlığı gibi düzenli işleri tekrarlayan görev olarak tanımlayın.
5. Teslim öncesi kritik adımlara hatırlatıcı ekleyin, böylece takip kişisel hafızaya kalmasın.
6. Haftalık kontrolü özet ekranından yapın: bekleyen, takip ettiğiniz ve devrettiğiniz işler tek ekranda görünür.

Brieften teslime: bir ajans işi hangi aşamalardan geçer?

Aşağıdaki tablo, tipik bir ajans işinin akışını ve her aşamanın Slizer tarafındaki karşılığını özetler.

Bu akışın tek amacı, işin hangi aşamada ve kimde olduğunu sormadan görebilmektir. Müşteri işleri takibi görünür hâle geldiğinde, haftalık toplantı durum sorgulamasıyla değil kararlarla geçer.

Aynı tablo, yeni gelen bir ekip arkadaşına işleyişi anlatmanın da en kısa yoludur. Ajanslarda devir teslim çoğu zaman sözlü yapılır ve kişi ayrıldığında bilgi de onunla gider; akış panoda duruyorsa bu risk küçülür. İşlem geçmişi üzerinden kimin ne zaman hangi değişikliği yaptığı da sonradan incelenebilir.

Ajanslar için öne çıkan özellikler

Görevlerde süre takibi ve raporlama

Ajanslarda en kritik soru şudur: hangi müşteri gerçekte ne kadar zamanımızı alıyor? Slizer’da görev ve alt görevlerde kronometre başlatılarak çalışma süresi kaydedilir. Yönetici bu süreleri kişi, proje ve görev bazında grafiklerle inceleyebilir.

Bu veri iki işe yarar: fiyatlandırmayı tahmine değil kayda dayandırmak ve kapsam dışına taşan müşterileri erken fark etmek. Özet ekranındaki bekleyen işler, alt görevler ve hareket kayıtları Excel dosyası olarak indirilebilir; ay sonu değerlendirmesi için ayrı bir tablo hazırlamak gerekmez.

Tekrarlayan görevler ve hatırlatıcılar

Aylık raporlar, haftalık içerik planları ve düzenli toplantı hazırlıkları bir kez planlanır, görevler kendiliğinden oluşur. Görev ve alt görevlere eklenen hatırlatıcılar, teslim öncesi unutulan adımları azaltır.

Görevden toplantı ve misafir katılımı

Ajans ekip iletişimi genellikle üç ayrı yerde dağılır: sohbet uygulaması, e-posta ve toplantı aracı. Slizer’da birebir ve grup sohbeti, yorumlarda kullanıcı etiketleme ve görüşmeler aynı uygulamada durur, böylece konuşma işin yanından kopmaz.

Ekip içi iletişim ayrı bir uygulamaya taşınmadan yürür. Görev detayından görüntülü veya sesli görüşme başlatılır, ekran paylaşılarak çalışma birlikte incelenir. Slizer hesabı olmayan kişiler, örneğin müşteri tarafındaki bir yetkili, bağlantıyla toplantıya katılabilir. Görüşmelerde yazıya dökme açılırsa konuşulan detaylar sonradan okunabilir.

Dosya yönetimi ve bağlantıyla paylaşım

Tasarım dosyaları ve belgeler görevlere eklenir, proje klasörlerinde düzenlenir. Dosya ve klasörler hesap gerektirmeyen bağlantılarla paylaşılabilir; erişim süresi ve klasör izinleri belirlenir. Ajanslar için dosya paylaşımı genelde ayrı bir araçla yapılır, burada işin yanında durur.

Müşteriye özel alanlar ve WhatsApp asistanı

Müşteri ve projelere özel bilgi alanları oluşturularak marka notları, erişim bilgileri ve proje detayları kendi düzeninizde tutulur. WhatsApp asistanı üzerinden görevler ve müşteri bilgileri sorgulanabilir, form üzerinden yeni görev oluşturulabilir. Toplantıdan çıkan bir talebi telefondan kayda almak için uygulamayı açmak gerekmez.

Sprint planlama kullanan ekipler görevleri sprintlere ayırabilir, tarihleri ve iş sırasını takvim üzerinde düzenleyebilir. Ortak takvim ekip planlarını, kişisel takvim yalnızca size görünen programınızı tutar. Yönetici tarafında çalışma günleri, mesai saatleri ve tatiller ekibin düzenine göre tanımlanabilir; böylece planlama gerçek kapasiteye göre yapılır.

Ortak notlar, marka kuralları ve tekrarlayan süreçler gibi ekibin ortak bilgisini bir arada tutmak için kullanılır. Ajanslarda bu bilgi çoğu zaman kıdemli bir çalışanın hafızasında durur; yazıya döküldüğünde yeni gelen kişi aynı soruları sormak zorunda kalmaz.

Slizer ajans tarafında neyi yapmaz?

Sınırı baştan çizmek, aracı doğru kurmayı kolaylaştırır. Slizer’da müşterinin kendi hesabıyla girip içerik onayladığı bir müşteri portalı yoktur. Görsel üzerine işaretleme ve otomatik dosya sürüm geçmişi bulunmaz; geri bildirimler görev yorumlarında tutulur.

Ayrıca teklif, fatura ve hakediş gibi finansal süreçler Slizer’ın kapsamı dışındadır. Süre takibi çalışma süresini kaydeder, ancak faturalama yapmaz. Bu işler için kullandığınız muhasebe aracı yerinde kalır.

Reklam hesaplarına bağlanıp performans verisi çekmek de Slizer’ın işi değildir. Raporun hazırlanması bir görev olarak takip edilir, verinin kendisi ilgili reklam panelinden gelir. Bu sınırı baştan bilmek, ekibin aracı doğru yerde kullanmasını sağlar.

İlk Panoyu Bu Hafta Kurun

Tüm ajansı birden taşımaya çalışmayın. Tek bir müşteri seçin, o müşterinin panosunu kurun ve bir hafta boyunca sadece o işleri Slizer üzerinden yürütün.

Hafta sonunda süre raporuna bakın. O müşterinin gerçekte ne kadar zamanınızı aldığını gördüğünüzde, ikinci panoyu hangi müşteriyle açacağınıza kolayca karar verirsiniz.